Privatlivspolitik for Helsingør Salonskytte Forening

Gældende fra den 15. april 2020 

HSF’s dataansvar

Vi behandler personoplysninger og har derfor vedtaget denne privatlivspolitik, der kort fortæller, hvordan vi behandler personoplysninger til sikring af en fair og gennemsigtig behandling.

Gennemgående for vores databehandling er, at vi kun behandler personoplysninger til bestemte formål og ud fra berettigede (legitime) interesser. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af de angivne formål, og vi sletter oplysninger, når de ikke længere er nødvendige. 

HSF er dataansvarlig, og vi sikrer, at personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen. 

Behandling af personoplysninger

Vi behandler følgende personoplysninger om medlemmer, ledere og trænere:

– Almindelige personoplysninger dvs. navn, adresse, indmeldelsesdato, telefonnummer, fødselsdato, e-mailadresse.

– Personoplysninger der er tillagt en højere grad af beskyttelse dvs. CPR-nr., som er påkrævet ifm. våbenlovgivningen, børneattester og evt. kursusdeltagelse.

I forbindelse med prøveskydning mv. for ikke-medlemmer skal foreningen iht. de gældende sikkerhedsbestemmelser registrere navn, adresse og fødselsdato på deltagerne samt registrere dato for skydningen, og oplysningerne opbevares i mindst 12 mdr. fra den pågældende dato. 

Her indsamler vi oplysninger fra

Normalt får vi oplysningerne direkte fra medlemmerne. I nogle tilfælde kan der være andre kilder såsom offentlige myndigheder ifm. våbenlovgivningen og Idrættens hovedorganisationer f.eks. ifm. kursusdeltagelse. 

Foreningens formål med behandling af personoplysninger

Vi behandler personoplysningerne til bestemte formål, når vi har en lovlig grund. Lovlige grunde til behandling er særligt:

– Foreningens berettigede (legitime) interesser i at behandle dine oplysninger (interesseafvejningsreglen) 
– Behandling efter lovkrav 
– Behandling med samtykke 

Andre formål med behandling af medlemsoplysninger er:

Foreningens medlemshåndtering, herunder kontingentopkrævning.

Som led i foreningens idrætsaktiviteter og andre aktiviteter, herunder planlægning, gennemførelse og opfølgning. 

Opfyldelse af lovkrav, herunder folkeoplysningsloven. 

Administration af foreningens kommunikation f.eks. via hjemmeside, email og Facebook. 

Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser

I det omfang vi behandler medlemsoplysninger på baggrund af interesseafvejningsreglen, vil denne behandling udelukkende være motiveret af berettigede (legitime) interesser som: 

– Udøvelse af idrætsaktivitet, herunder udfærdigelse af holdkort, holdopstillinger, interne resultatlister m.v.
– Håndtering af medlemsrettigheder i henhold til vedtægterne m.v., herunder i forhold til generalforsamling
– Opfyldelse af medlemspligter, herunder opkrævning og betaling af kontingent m.v.
– Afholdelse af sociale arrangementer, sportslige aktiviteter samt andre aktiviteter
– Brug af situationsbilleder taget i foreningen, der afbilder en konkret aktivitet eller situation i foreningen
– Videregivelse af almindelige personoplysninger til specialforbund i DIF, til DGI samt til DGI’s landsdelskontorer, i relevant og nødvendigt omfang i forbindelse med idræts-/kursusaktivitet
– Da foreningen er medlem af idrætsorganisationer, kan der ske videregivelse af oplysninger om ledere og træner til disse, for at ledere og trænere kan modtage information og aktivitets- og kursustilbud fra disse idrætsorganisationer
– Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi almindelige medlemsoplysninger også i en periode efter din udmeldelse af foreningen
– Af hensyn til kontaktmuligheder kan der for børn og unge under 18 år behandles oplysninger om forældrene
– Bevaring af oplysninger med historisk værdi til statistik og lignende 

Samtykke

Oftest vil vores behandling af personoplysninger basere sig på et andet lovligt grundlag end samtykke. Vi indhenter derfor kun samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor. 

Hvis vi indhenter samtykke, er det frivilligt, om man vil give samtykke, og man  kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det. 

Når vi indhenter personoplysninger om børn og unge, foretager vi en vurdering af, om barnet selv er i stand til at afgive de pågældende personoplysninger, hvis ikke indhenter vi samtykke fra en forælder. Vores udgangspunkt er 15 år. 

Indsamler vi personoplysninger på børn via informationstjenester (apps og sociale medier), kan børn fra og med de er fyldt 13 år selv afgive samtykke. 

Videregivelse af personoplysninger

I forbindelse med idrætsaktivitet sker der videregivelse af oplysninger om deltagelse og resultater til relevante idrætsorganisationer. 

Der sker videregivelse af oplysninger om ledere og trænere i relevant omfang til idrætsorganisationer, som foreningen er medlem af. 

Vi videregiver ikke personoplysninger til firmaer til markedsføring uden samtykke. 

Opbevaring og sletning af personoplysninger

Vi opbevarer personoplysninger af praktiske og administrative hensyn i op til 3 år efter kalenderåret for udmeldelse af foreningen.

Vi opbevarer dog oplysninger på både medlemmer, ledere og trænere til statistik og lignende, så længe de har historisk værdi. 

Medlemmernes rettigheder

Medlemmerne har en række særlige rettigheder efter persondataforordningen, når vi behandler personoplysninger om dem:
– Retten til at blive oplyst om behandlingen af data
– Retten til indsigt i egne personoplysninger
– Retten til berigtigelse
– Retten til sletning
– Retten til begrænsning af behandling
– Retten til dataportabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt format)
– Retten til indsigelse 

Man kan gøre brug af sine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende sig til os på mail til hsf@hsf-skytte.dk. 

Hvis man f.eks. henvender sig med en anmodning om at få rettet eller slettet sine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt. 

Man kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.eks. Datatilsynet. 

Revidering af privatlivspolitikken

Vi forbeholder os retten til at foretage ændringer i denne privatlivspolitik fra tid til anden. Ved ændringer vil datoen øverst i privatlivspolitikken blive ændret. 

Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på vores websted. Ved væsentlige ændringer vil medlemmerne modtage meddelelse herom. 

Denne privatlivspolitik er udarbejdet på grundlag af vejledninger fra Danmarks Idrætsforbund og DGI i fællesskab.